Agent IA Gestion du Temps et Paie - Automatisez votre gestion RH

Introduction

La gestion du temps et de la paie est complexe et sujette aux erreurs. Notre agent IA automatise le suivi des horaires, calcule automatiquement les heures supplémentaires, gère les congés et prépare vos feuilles de paie en toute conformité légale. Fini les feuilles Excel et les erreurs de calcul.

Problématiques résolues

Pour les TPE/PME :

• Temps perdu à suivre manuellement les heures de travail
• Erreurs de calcul des heures supplémentaires
• Gestion chaotique des congés et absences
• Difficulté à respecter le droit du travail (35h, repos, etc.)
• Préparation de la paie chronophage
• Litiges avec les salariés sur les heures travaillées

Fonctionnalités principales

1. Pointeuse Intelligente Multi-Support

Flux n8n : Pointage → Validation → Calcul heures → Stockage

Modes de pointage disponibles :

• Application mobile (géolocalisation)
• Badge NFC/QR code
• Interface web (ordinateur bureau)
• Reconnaissance faciale (option)
• Intégration badgeuse existante
• SMS/Email pour télétravail

Automatisation :

• Pointage en 1 clic/scan
• Détection automatique des oublis
• Rappels si oubli de pointage
• Géofencing (pointage uniquement sur site)
• Validation automatique ou manageriale

2. Calcul Automatique des Heures

Flux n8n : Pointages → Analyse → Calculs légaux → Validation

Calculs automatiques :

• Heures normales
• Heures supplémentaires (125%, 150%)
• Heures de nuit (si applicable)
• Heures dimanche/férié
• Temps de pause (déduction automatique)
• Temps partiel et modulation

Règles configurables :

• Respect du temps de travail légal
• Conventions collectives spécifiques
• Accords d'entreprise
• Durées maximales journalières/hebdomadaires
• Repos obligatoires (11h entre 2 jours)

Automatisation :

• Alertes si dépassement seuils légaux
• Proposition de récupération automatique
• Calcul du compteur RTT
• Prévisions de coûts salariaux

3. Gestion des Congés et Absences

Flux n8n : Demande → Validation → Mise à jour planning → Calcul droits

Types d'absences gérés :

• Congés payés (CP)
• RTT
• Congés sans solde
• Maladie (arrêt de travail)
• Congés maternité/paternité
• Formation
• Récupération

Workflow de validation :

• Demande depuis mobile/web
• Validation hiérarchique automatique
• Vérification des soldes
• Détection des conflits (planning)
• Notification de l'équipe

Automatisation :

• Calcul automatique des droits (2,5j/mois)
• Alertes sur soldes bas
• Report automatique des CP non pris
• Gestion de la période de référence
• Export pour la paie

4. Préparation Automatique de la Paie

Flux n8n : Données mois → Calculs → Variables paie → Export

Variables calculées automatiquement :

• Heures travaillées
• Heures supplémentaires
• Primes (présence, performance, etc.)
• Absences (maladie, CP)
• Avantages en nature
• Tickets restaurant

Export vers logiciel de paie :

• Format DADS-U / DSN
• Export CSV personnalisable
• Export Excel avec détails
• Intégration directe (Silae, PayFit, Sage Paie)

Automatisation :

• Génération automatique le 25 du mois
• Envoi automatique au gestionnaire paie
• Historique complet
• Piste d'audit

5. Suivi des Plannings

Flux n8n : Planification → Affectation → Suivi temps réel → Ajustements

Planning intelligent :

• Création automatique selon besoins
• Respect des contraintes légales
• Équilibrage de la charge
• Gestion des roulements
• Planning prévisionnel vs réalisé

Visualisation :

• Vue planning par équipe/individu
• Calendrier mensuel/hebdomadaire
• Code couleur (présent, congé, maladie)
• Export PDF pour affichage

Automatisation :

• Alertes sous-effectif
• Suggestions de remplacement
• Optimisation des coûts (HS minimisées)
• Notifications des changements

6. Conformité et Reporting

Flux n8n : Données RH → Vérifications → Alertes → Rapports

Conformité automatique :

• Respect des 35h/48h max
• Repos quotidien (11h) et hebdomadaire (35h)
• Durée maximale quotidienne (10h)
• Heures supplémentaires (contingent annuel)
• Visite médicale (rappels)

Rapports automatiques :

• Bilan mensuel des heures par salarié
• Suivi des heures supplémentaires
• Suivi des congés (pris/restants)
• Coûts salariaux prévisionnels
• Statistiques d'absentéisme

Automatisation :

• Alertes en cas de non-conformité
• Rapports envoyés automatiquement
• Export pour inspection du travail
• Tableau de bord temps réel

Architecture technique

Workflow n8n principal

[Pointage salarié]
    ↓
Enregistrement date/heure + géoloc
    ↓
Validation (géofencing si activé)
    ↓
Calcul durée travail
    ↓
Application règles entreprise
    ↓
Calcul heures supplémentaires
    ↓
SI dépassement seuil → Alerte manager
    ↓
Mise à jour compteurs individuels
    ↓
[Fin de mois]
    ↓
Consolidation toutes les données
    ↓
Calculs légaux (HS, CP, etc.)
    ↓
Génération variables de paie
    ↓
Export vers logiciel paie
    ↓
Archivage + reporting

Intégrations disponibles

Pointeuses et badges :

• Badgeuses NFC compatibles
• Lecteurs QR code
• Reconnaissance faciale (FaceID)

Logiciels de paie :

• PayFit, Silae
• Sage Paie, Cegid
• ADP, Nibelis
• Export standard DSN

Outils RH :

• Notion, Airtable (planning)
• Google Calendar, Outlook
• Slack, Teams (notifications)

Mobiles :

• App iOS et Android
• PWA (web app)

Bénéfices mesurables

Gain de temps :

• 80% de temps gagné sur gestion des temps
• 3-5h/mois économisées par manager
• Paie préparée en 30min vs 4h

Fiabilité :

• Zéro erreur de calcul
• 100% de traçabilité
• Conformité légale garantie

Économies :

• -30% d'heures supplémentaires (meilleur pilotage)
• Évitement d'amendes URSSAF/inspection
• Réduction litiges salariés

Performance :

• Visibilité temps réel sur présences
• Meilleure gestion des plannings
• Réactivité sur absences imprévues

Cas d'usage concrets

Exemple 1 : Entreprise de sécurité (20 agents)

Problème : Horaires décalés, calcul HS complexe, erreurs de paie

Solution déployée :

• Pointage mobile avec géolocalisation
• Calcul automatique majoration nuit/dimanche
• Gestion planning par site
• Export vers PayFit

Résultat :

• Fin des litiges sur heures (traçabilité)
• Paie juste et conforme
• Économie 8h/mois de gestion RH
• Satisfaction salariés : +50%

Exemple 2 : Restaurant (15 salariés)

Problème : Planning chaotique, oublis de pointage, congés non suivis

Solution déployée :

• Badgeuse NFC au vestiaire
• Planning hebdomadaire sur tablette
• Gestion congés via app mobile
• Rappels automatiques des oublis

Résultat :

• Planning optimisé (-15% HS)
• Zéro oubli de pointage
• Gestion congés fluide
• Équipe plus sereine

Exemple 3 : PME multi-sites (50 salariés)

Problème : Gestion manuelle Excel, erreurs, pas de visibilité globale

Solution déployée :

• Pointage web + mobile
• Dashboard consolidé temps réel
• Rapports automatiques par site
• Intégration Silae

Résultat :

• Visibilité globale immédiate
• Réduction 40% temps admin RH
• Conformité totale
• Économie 2 500€/mois (optimisation HS)

Tarification

Setup initial : 800€ - 1 500€

• Configuration des règles entreprise
• Import des salariés
• Formation managers (3h)
• Intégration logiciel paie
• App mobile personnalisée

Abonnement mensuel : 180€ - 450€

Starter - 180€/mois :

• Jusqu'à 10 salariés
• Pointage web + mobile
• Gestion congés basique
• Export CSV
• Support email

Pro - 320€/mois :

• Jusqu'à 30 salariés
• Tous modes de pointage
• Gestion congés complète
• Planning avancé
• Intégration logiciel paie
• Reporting complet
• Support prioritaire

Enterprise - 450€/mois :

• Salariés illimités
• Multi-sites
• Badgeuses physiques
• API access
• Account manager dédié
• SLA 99,9%

Économie moyenne : 2 000€ - 5 000€/an

Mise en place

Semaine 1 : Configuration

• Paramétrage des règles (35h, HS, etc.)
• Import base salariés
• Configuration des droits
• Tests internes

Semaine 2 : Déploiement

• Installation matériel (badgeuses si besoin)
• Distribution accès salariés
• Formation managers (3h)
• Communication équipe

Semaine 3 : Accompagnement

• Monitoring des pointages
• Résolution des problèmes
• Ajustements configuration
• Premier calcul paie

Suivi continu :

• Support illimité
• Ajustements selon retours
• Mises à jour légales
• Amélioration continue

Questions fréquentes

Q : Les salariés peuvent-ils pointer depuis chez eux ? R : Oui, mais vous pouvez activer le géofencing pour limiter le pointage au(x) site(s) de travail. Pour le télétravail, mode dédié disponible.

Q : Que se passe-t-il en cas d'oubli de pointage ? R : Le salarié reçoit un rappel automatique. Le manager peut corriger manuellement (avec traçabilité). Historique des corrections disponible.

Q : Le système respecte-t-il le RGPD ? R : Absolument. Données hébergées en Europe, accès sécurisés, traçabilité, droit d'accès/suppression. Géolocalisation uniquement si activée et consentement salarié.

Q : Puis-je gérer plusieurs sites avec des règles différentes ? R : Oui ! Configuration indépendante par site (horaires, conventions, managers). Vue consolidée pour la direction.

Q : L'intégration avec mon logiciel de paie est-elle compliquée ? R : Non. Nous supportons les principaux logiciels (PayFit, Silae, Sage). Sinon export CSV/Excel personnalisable selon vos besoins.

Conclusion

La gestion du temps de travail ne devrait pas être une source de stress et d'erreurs. Notre agent IA la rend simple, fiable et conforme. Vos salariés pointent facilement, les calculs sont automatiques et justes, et vous préparez la paie en quelques clics. Gagnez du temps, réduisez les erreurs et concentrez-vous sur le développement de votre équipe.

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Cet agent s'intègre parfaitement avec nos autres solutions : Gestion Administrative, Conformité RH pour une gestion du personnel 100% automatisée.