Agent IA Gestion de Factures - Automatisez votre facturation de A à Z
Introduction
La facturation est la dernière étape cruciale qui transforme un chantier terminé en trésorerie. Pourtant, beaucoup d'artisans perdent du temps et de l'argent à créer manuellement leurs factures, oublient les relances, et se retrouvent avec des impayés. Notre agent IA automatise tout le cycle de facturation, de la génération à l'encaissement, en passant par les relances intelligentes.
Problématiques résolues
Pour les professionnels du bâtiment :
- Temps perdu à créer des factures (20-30min/facture)
- Oublis de facturation après fin de chantier
- Retards de paiement et trésorerie tendue
- Relances manuelles pénibles et souvent inefficaces
- Difficulté à suivre les impayés et encours clients
- Erreurs de calcul (TVA, acomptes, retenues de garantie)
- Pas de vision claire de la trésorerie prévisionnelle
- Perte de temps avec la comptabilité (export, réconciliation)
Fonctionnalités principales
1. Génération Automatique de Factures
Flux n8n : Déclencheur → Données → Génération PDF
Création intelligente depuis :
- Devis signé : Transformation automatique en facture
- Bon de commande : Import des lignes et création facture
- Relevé d'heures : Calcul automatique selon taux horaires
- Fin de chantier : Déclenchement automatique selon planning
- Acomptes/Situations : Génération des factures d'acompte (30%, 50%)
Calculs automatiques :
- Déduction des acomptes déjà versés
- Application de la TVA (20%, 10%, 5,5% selon type de travaux)
- Calcul de la retenue de garantie (5% si applicable)
- Pénalités de retard et indemnités forfaitaires (si impayé)
- Escompte pour paiement anticipé (si paramétré)
Automatisation :
- Numérotation automatique chronologique et conforme
- Génération PDF professionnelle en 10 secondes
- Mentions légales obligatoires (SIRET, TVA, pénalités, escompte)
- Archivage automatique dans le cloud
- Conformité comptable et fiscale garantie
2. Envoi Multi-Canal Automatique
Flux n8n : Facture générée → Envoi personnalisé → Confirmation
Modes d'envoi intelligents :
- Email : PDF joint + message personnalisé
- SMS : Notification avec lien de téléchargement
- WhatsApp : Envoi du PDF directement dans la conversation
- Courrier postal : Génération et envoi via API (si demandé par client)
- Portail client : Accès sécurisé à toutes les factures
Email d'accompagnement personnalisé :
- Message adapté selon le client (particulier, entreprise)
- Remerciements pour la confiance
- Rappel des moyens de paiement acceptés
- Lien de paiement en ligne intégré (CB, Stripe, PayPal)
- Coordonnées bancaires pour virement
Automatisation :
- Envoi immédiat ou programmé (selon préférence)
- Accusé de réception et suivi d'ouverture
- Notification si email rebondit (adresse invalide)
- Archivage de l'horodatage d'envoi (preuve légale)
3. Suivi et Relances de Paiement
Flux n8n : Date d'échéance → Monitoring → Relances graduées
Calendrier de relances automatiques :
- J-5 avant échéance : Rappel amical du paiement à venir
- Jour J échéance : "Votre facture est à régler aujourd'hui"
- J+7 : Première relance douce (mail)
- J+15 : Relance insistante (mail + SMS)
- J+30 : Relance ferme avec mise en demeure (mail + courrier recommandé)
- J+45 : Transfert au service contentieux ou recouvrement
Tonalité adaptée :
- Relances différentes selon le profil client (bon payeur vs mauvais payeur)
- Ton plus ferme si historique d'impayés
- Ton plus souple pour clients fidèles en difficulté ponctuelle
- Possibilité d'appel téléphonique automatique (vocal IA)
Actions automatiques :
- Blocage de nouveaux chantiers si impayés > X jours
- Envoi d'une lettre de mise en demeure (génération auto)
- Calcul et ajout des pénalités de retard
- Notification au gérant/comptable si impayé critique
Automatisation :
- Pause des relances si paiement reçu entre-temps
- Adaptation du calendrier selon délai de paiement négocié
- Historique complet de toutes les relances
- Dashboard des impayés avec priorisation
4. Suivi de Trésorerie en Temps Réel
Flux n8n : Factures + Paiements → Agrégation → Dashboard
Tableaux de bord financiers :
- CA facturé vs CA encaissé (mensuel, annuel)
- Encours clients (factures en attente de paiement)
- Délai moyen de paiement par client
- Prévisionnel de trésorerie (7, 30, 90 jours)
- Top clients par CA et par ponctualité de paiement
Indicateurs clés (KPI) :
- Taux d'impayés (% et montant)
- DSO (Days Sales Outstanding) - délai moyen d'encaissement
- Évolution du CA mois par mois
- Saisonnalité de l'activité
- Clients à risque (retards répétés)
Alertes proactives :
- "Votre trésorerie sera négative dans 15 jours si les factures ne sont pas payées"
- "Le client X a 3 factures impayées pour 12 000€ total"
- "Vous avez dépassé votre objectif de CA mensuel de 15%"
- "Votre DSO a augmenté de 10 jours ce mois-ci"
Automatisation :
- Mise à jour en temps réel à chaque paiement
- Rapports hebdomadaires envoyés par email
- Export Excel pour votre comptable
- Intégration avec banques (réconciliation auto des paiements)
5. Gestion des Acomptes et Situations
Flux n8n : Planning travaux → Factures d'acompte → Facture de solde
Facturation progressive :
- Acompte à la commande (30%, 40%, 50% selon usage)
- Factures d'avancement (situations mensuelles pour gros chantiers)
- Facture intermédiaire (50% à mi-parcours)
- Facture de solde avec déduction des acomptes
Calculs automatiques :
- Déduction cumulative des acomptes versés
- Retenue de garantie (5% pendant 1 an après réception)
- Libération automatique de la retenue après délai
- Récapitulatif clair sur chaque facture
Automatisation :
- Déclenchement automatique selon avancement chantier
- Notification au client avant émission de la facture d'acompte
- Suivi de la cohérence (total acomptes + solde = devis signé)
- Gestion des révisions de prix (si prévues au contrat)
Flux n8n : Facture validée → Vérifications → Archivage légal
Conformité automatique :
- Numérotation chronologique sans trou (obligation légale)
- Mentions obligatoires (SIRET, TVA, assurance, conditions de règlement)
- Taux de TVA corrects selon nature des travaux (rénovation énergétique = 5,5%)
- Archivage pendant 10 ans (obligation fiscale)
Export comptable :
- Export FEC (Fichier des Écritures Comptables) pour l'administration
- Format compatible avec tous les logiciels comptables (Sage, Cegid, EBP, QuadraCompta)
- Génération des écritures comptables (713, 411, 445...)
- Synchronisation directe avec votre expert-comptable
Gestion de la TVA :
- Déclaration de TVA pré-remplie (CA3, CA12)
- Calcul de la TVA collectée et déductible
- Alertes avant échéances fiscales
- Historique de toutes les déclarations
Automatisation :
- Contrôles de cohérence avant génération
- Détection d'anomalies (montants aberrants, TVA incorrecte)
- Sauvegarde sécurisée et chiffrée
- Backup quotidien sur plusieurs serveurs
Architecture technique
Workflow n8n principal
Déclencheur (fin chantier / date programmée / manuel)
↓
Récupération des données
├─ Devis signé → Import lignes et montants
├─ Relevé d'heures → Calcul total
├─ Bons de livraison → Matériel utilisé
└─ Acomptes versés → Déduction
↓
Calculs automatiques
├─ Total HT
├─ TVA (selon taux applicable)
├─ Retenue de garantie (si applicable)
└─ Total TTC
↓
Génération de la facture PDF
├─ Template personnalisé
├─ Numérotation automatique
├─ Mentions légales
└─ Coordonnées bancaires
↓
Envoi multi-canal
├─ Email (PDF + message)
├─ SMS (notification)
└─ Portail client (upload)
↓
Tracking et suivi
├─ Ouverture du PDF
├─ Date d'échéance
└─ Statut (en attente, payée, impayée)
↓
Relances automatiques (si impayé)
↓
Mise à jour du dashboard de trésorerie
Intégrations disponibles
Génération de factures :
- Invoice Ninja, Zoho Invoice
- PDFMonkey, Carbone.io
- Templates Google Docs / Excel
Paiement en ligne :
- Stripe, PayPal, Sumup
- GoCardless (prélèvement SEPA)
- Lydia Pro, Payplug
Comptabilité :
- Sage, Cegid, EBP
- QuadraCompta, Pennylane
- Export FEC standard
- API expert-comptable
CRM et données :
- HubSpot, Pipedrive, Salesforce
- Airtable, Notion
- Google Sheets
- Logiciels métier BTP (Batappli, Obat)
Banques :
- Réconciliation automatique avec Stripe, GoCardless
- API bancaires (Qonto, Shine, Blank)
- Import relevés bancaires
Bénéfices mesurables
Gain de temps :
- 95% de temps gagné sur création de factures (30min → 90 sec)
- 100% du temps de relances automatisé (2-3h/semaine → 0)
- Plus d'oublis de facturation (capture automatique)
Trésorerie :
- -40% de délai moyen de paiement grâce aux relances systématiques
- -60% d'impayés (détection et action rapide)
- +20-30% de trésorerie disponible
Performance :
- Taux d'encaissement : 95% (vs 75-80% manuellement)
- Délai moyen de paiement : 35 jours (vs 60+ jours)
- 0 facture oubliée ou perdue
Conformité :
- 100% de conformité comptable et fiscale
- 0 redressement pour erreur de TVA ou numérotation
- Gain de temps expert-comptable (export automatique)
Cas d'usage concrets
Exemple 1 : Plombier-chauffagiste solo
Problème : Facturation faite "quand il a le temps", relances jamais faites, 25 000€ d'impayés, trésorerie très tendue
Solution déployée :
- Génération automatique de facture à la fin de chaque intervention
- Envoi immédiat par email + SMS
- Relances automatiques J+7, J+15, J+30
- Dashboard de trésorerie avec alerte impayés > 15 jours
Résultat :
- 100% des chantiers facturés le jour même (vs 60% avant)
- Délai de paiement moyen : 32 jours (vs 75 jours)
- Encaissement de 18 000€ d'impayés anciens grâce aux relances
- Trésorerie positive en permanence
- Stress financier éliminé
Exemple 2 : Entreprise de rénovation 6 personnes
Problème : Secrétaire débordée, 2 jours/semaine sur facturation, erreurs fréquentes de TVA, relation tendue avec l'expert-comptable
Solution déployée :
- Transformation automatique devis signés → factures
- Gestion des acomptes (30% / 70%) automatisée
- Export comptable FEC mensuel vers Sage
- Tableau de bord de pilotage pour le gérant
Résultat :
- Temps de facturation : 2h/semaine (vs 2 jours)
- Secrétaire recentrée sur accueil client et coordination
- 0 erreur de TVA (vs 5-8/an nécessitant rectificatifs)
- Expert-comptable : "C'est parfait, continuez !"
- Economie d'environ 500h/an (salaire secrétaire)
Exemple 3 : Électricien avec sous-traitants
Problème : Facturation complexe (situations mensuelles), retards de paiement des clients = retards de paiement des sous-traitants
Solution déployée :
- Situations mensuelles automatiques selon avancement
- Factures sous-traitants créées en miroir
- Dashboard prévisionnel de trésorerie à 90 jours
- Alertes si décalage entre encaissement et décaissement
Résultat :
- Visibilité totale sur encaissements vs décaissements
- Anticipation des besoins de trésorerie (ligne de crédit)
- Relations sous-traitants préservées (paiement à temps)
- Prévision trésorerie : erreur < 5% (vs 30% en estimation manuelle)
Personnalisation
Templates de factures
Design professionnel :
- Logo et coordonnées en en-tête
- Mise en page épurée et moderne
- Tableau clair des prestations
- Pied de page avec informations bancaires
Variantes selon types de clients :
- Particuliers : Langage simple, mentions des aides (MaPrimeRénov')
- Entreprises : Références contrat, bon de commande, TVA intracommunautaire
- Administration : Format Chorus Pro pour factures publiques
Personnalisation :
- Couleurs de votre charte graphique
- Photos de réalisations en bas de page
- Message personnalisé (remerciements, offres)
- QR code pour paiement rapide
Messages de relance personnalisables
Relance J+7 (douce) :
"Bonjour [Prénom],
J'espère que vous êtes satisfait des travaux réalisés. Je me permets de vous rappeler que la facture n°[XXX] d'un montant de [XXX]€ était à régler le [DATE].
Si vous l'avez déjà réglée, merci d'ignorer ce message. Sinon, pourriez-vous procéder au paiement dans les prochains jours ?
Cordialement"
Relance J+15 (ferme) :
"Bonjour [Prénom],
Malgré ma précédente relance, je constate que la facture n°[XXX] de [XXX]€ n'a toujours pas été réglée (échéance : [DATE]).
Merci de procéder au règlement sous 7 jours. Passé ce délai, des pénalités de retard seront appliquées conformément à nos CGV.
Cordialement"
Mise en demeure J+30 :
"Madame, Monsieur,
Par la présente, je vous mets en demeure de régler la facture n°[XXX] d'un montant de [XXX]€, échue depuis le [DATE], soit un retard de [X] jours.
Conformément aux articles L441-6 et D441-5 du Code de commerce, des pénalités de retard au taux de [X%] ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement seront appliquées.
Montant total dû : [XXX]€
À défaut de règlement sous 8 jours, je me verrai contraint d'engager une procédure de recouvrement contentieux sans autre préavis."
Tarification
Formule Essentiel - 89€/mois
- 50 factures/mois incluses
- Génération et envoi automatiques
- Relances de base (J+7, J+15, J+30)
- Dashboard de trésorerie simplifié
- Export Excel mensuel
- Support email
Formule Pro - 179€/mois
- 200 factures/mois incluses
- Tout Essentiel +
- Gestion des acomptes et situations
- Relances intelligentes (adaptation comportement)
- Paiement en ligne intégré (Stripe/PayPal)
- Export comptable FEC
- Analytics avancés
- Support prioritaire
Formule Entreprise - 349€/mois
- Factures illimités
- Tout Pro +
- Multi-utilisateurs (5-20 comptes)
- Gestion multi-sociétés
- API et intégrations sur-mesure
- Réconciliation bancaire automatique
- Account manager dédié
- Formation équipe incluse
Options :
- Factures supplémentaires : 0,40€/facture
- SMS de relance : 0,08€/SMS
- Lettres recommandées : 6€/lettre (via La Poste API)
- Module de recouvrement contentieux : +100€/mois
- Intégration logiciel comptable spécifique : 400€-1000€
Mise en place
Phase 1 : Configuration (3-5 jours)
- Import de vos données clients et devis en cours
- Configuration des templates de factures
- Paramétrage des taux de TVA et règles de calcul
- Personnalisation des messages de relance
Phase 2 : Intégrations (1 semaine)
- Connexion à votre CRM et logiciel de devis
- Intégration du moyen de paiement en ligne
- Connexion avec votre comptabilité
- Configuration des exports
Phase 3 : Tests (2-3 jours)
- Génération de factures tests
- Vérification des calculs (HT, TVA, TTC)
- Tests d'envoi et de relances
- Validation de la conformité
Phase 4 : Formation et lancement (1 jour)
- Formation de l'équipe (2h)
- Documentation utilisateur
- Migration des factures en cours
- Mise en production
Phase 5 : Accompagnement (1 mois)
- Suivi hebdomadaire les 4 premières semaines
- Ajustements selon retours d'usage
- Optimisation des relances
- Support renforcé
Questions fréquentes
Q : Puis-je conserver ma numérotation de factures actuelle ?
R : Oui, on reprend votre dernière numérotation et on continue la séquence sans rupture, en conformité avec les obligations légales.
Q : Comment gérer les avoirs et factures rectificatives ?
R : Le système génère automatiquement des avoirs (remboursements, annulations) et factures rectificatives si erreur, tout en maintenant la conformité de numérotation.
Q : Les factures sont-elles conformes pour la TVA ?
R : Oui, totalement conformes. Application automatique des taux corrects (20%, 10%, 5,5%), mentions obligatoires, et export FEC pour l'administration fiscale.
Q : Puis-je facturer en plusieurs langues ?
R : Oui, templates multilingues disponibles (anglais, espagnol, italien, allemand). Utile pour facturation de clients étrangers.
Q : Comment fonctionne le paiement en ligne ?
R : On intègre Stripe ou PayPal. Le client clique sur le lien dans l'email, paie par CB, et vous êtes notifié instantanément. La facture passe automatiquement en "Payée".
Q : Que se passe-t-il si un client ne paie toujours pas après J+30 ?
R : Vous pouvez activer l'option recouvrement : génération automatique de mise en demeure, puis transmission à un service de recouvrement amiable ou contentieux partenaire.
Conclusion
La facturation est souvent perçue comme une corvée administrative, alors qu'elle représente la concrétisation de votre travail en trésorerie. En automatisant l'intégralité du processus, vous gagnez un temps précieux, vous améliorez drastiquement votre trésorerie, et vous vous assurez une conformité totale. L'investissement se rentabilise dès le premier mois grâce aux factures payées plus rapidement.
Transformez vos chantiers en cash flow !
Essai gratuit 14 jours | Voir une démo
Cet agent s'intègre parfaitement avec nos autres solutions : Gestion de Devis (transformation devis → facture), Gestion Email (envoi et relances), Calendrier (planification facturation situations) pour une gestion commerciale et financière 100% automatisée.
